Services administratifs
Organisation
SERVICES ADMINISTRATIFS
Pour développer le plein potentiel de nos élèves et qu’ils vivent des réussites, tous les services administratifs travaillent en étroite collaboration. Ensemble, les services administratifs soutiennent les équipes des 37 établissements scolaires du Centre de services scolaire de l’Énergie. Vous retrouverez, dans cette section, les rôles et responsabilités de chacun de ces services.
Direction générale et direction générale adjointe
Rôles et responsabilités de la direction générale :
- Gestion des activités, des programmes et des ressources du Centre de services scolaire de l’Énergie pour l’ensemble des unités administratives, des établissements et des champs d’activités ainsi que du suivi de l’exécution des décisions du conseil d’administration, conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
- Exerce son autorité sur le personnel requis pour le fonctionnement du Centre de services scolaire de l’Énergie.
- Participe aux séances du conseil d’administration, sans droit de vote.
- Dirige le comité consultatif de gestion et le comité de régie.
- Participe au comité consultatif des services aux élèves handicapés et aux élèves en difficulté d’adaptation ou d’apprentissage, s’il n’a pas désigné un représentant.
- Assure, par le biais d’une coordination aux communications, la gestion des communications internes, externes et médiatiques.
Rôles et responsabilités de la direction générale adjointe :
-
- Soutient la direction générale dans ses rôles et responsabilités
- Soutient la direction générale dans ses rôles et responsabilités
- Assure la direction des services éducatifs et complémentaires (jeunes)
Éducatifs et complémentaires (secteur jeunes)
Une équipe engagée dans sa mission :
« s’assurer que tous les élèves, jeunes et adultes développent leur plein potentiel et vivent des réussites pour devenir des citoyens engagés et responsables.»
Rôles et responsabilités des services éducatifs et complémentaires :
Les services éducatifs et complémentaires représentent le cœur de notre mission éducative. Cette équipe multidisciplinaire se compose d’une centaine de personnes qui ont pour mandat de soutenir les écoles préscolaires, primaires et secondaires en lien avec la mission de l’école québécoise (instruire, socialiser et qualifier chaque élève). L’expertise de chacun est mise à contribution pour soutenir la réussite de tous les élèves et ce, conformément aux exigences des différents programmes de formation, aux référentiels de compétences et aux différents cadres de références et politiques qui y sont associés. La priorité des services éducatifs et complémentaires est d’accompagner les équipes-écoles dans leur développement professionnel et dans la mise en place des communautés d’apprentissage. Les formations et l’accompagnement offerts sont inspirés des pratiques efficaces en éducation.
Les services éducatifs et complémentaires contribuent à:
- L’actualisation et à l’appropriation des contenus du Programme de formation de l’école québécoise pour l’ensemble du personnel enseignant;
- La mise en œuvre des programmes des services éducatifs complémentaires;
- Respecter la Loi sur l’instruction publique, le Régime pédagogique et les encadrements ministériels;
- Soutenir les écoles dans l’élaboration et la mise en oeuvre des projets éducatifs.
- Développer l’expertise des équipes-écoles pour répondre aux besoins des élèves HDAA et de leurs parents;
- Dépister, identifier et faire une évaluation clinique des élèves qui manifestent des difficultés ou des troubles;
- Organiser et gérer les services à l’élève en s’assurant d’une répartition équitable des ressources allouées;
- Établir et appliquer des modalités de concertation avec les partenaires du réseau de la santé et des services sociaux (promotion, prévention, déficience, jeunes en difficulté, etc.);
- Élaborer des politiques, des normes et des règlements relatifs aux services complémentaires et à l’adaptation scolaire et à leur application.
Le programme des services complémentaires se déploie selon ces quatre offres de services :
- Soutien visant à assurer à l’élève des conditions propices d’apprentissage;
- Vie scolaire visant le développement de l’autonomie et du sens des responsabilités de l’élève, de sa dimension morale et spirituelle, de ses relations interpersonnelles et communautaires, ainsi que de son sentiment d’appartenance à l’école;
- Aide à l’élève visant à l’accompagner dans son cheminement scolaire et dans son orientation scolaire et professionnelle, ainsi que dans la recherche de solutions aux difficultés qu’il rencontre;
- Promotion et prévention visant à donner à l’élève un environnement favorable au développement de saines habitudes de vie et de compétences qui influencent de manière positive sa santé et son bien-être.
Éducation des adultes, formation professionnelle et service aux individus et aux entreprises
Rôles et responsabilités de la direction des services d’éducation des adultes, de la formation professionnelle et du service aux entreprises et aux individus :
- Administre et gère l’ensemble des programmes d’enseignement destinés aux adultes (formation générale et professionnelle en institution ou en milieu de travail) et certains programmes d’activités éducatives et psychosociales, d’aide personnelle et d’animation communautaire des adultes.
- Administre et gère l’ensemble des programmes d’enseignement à la formation professionnelle des adultes.
- Administre et gère l’ensemble des formations offertes au service aux entreprises et aux individus en réponse aux besoins de formation des entreprises et des individus.
- Détermine la répartition des effectifs enseignants et de la clientèle scolaire entre les différents centres d’éducation des adultes du Centre de services scolaire de l’Énergie.
- Élabore des méthodes de mesure et d’évaluation de la formation et de l’apprentissage des élèves de la formation générale des adultes et de la formation professionnelle des jeunes et des adultes.
Ressources financières
Rôles et responsabilités de la direction des services des ressources financières:
- Administre et gère l’ensemble des programmes ayant trait à l’aspect financier du Centre de services scolaire de l’Énergie et comportant principalement :
- la préparation des budgets;
- la tenue des registres comptables;
- le paiement des comptes fournisseurs;
- l’émission et la réception des comptes de taxes scolaire;
- la gestion de la trésorerie.
- Prépare les états financiers, les rapports statistiques et fiscaux se rapportant à ces dossiers.
- Élabore et applique les politiques, les règles et procédures de gestion financière, de contrôle budgétaire et financier, et de vérification interne et externe.
- Élabore et développe des systèmes comptables et financiers
Ressources humaines
Rôles et responsabilités de la direction des services des ressources humaines :
- Administre et gère l’ensemble des programmes ayant trait à la gestion de la paie, du personnel et des ressources qui y sont affectées.
- Élabore et applique des politiques et des règles concernant le recrutement, la sélection, l’embauche et l’accueil du personnel.
- Applique la politique de rémunération, d’avantages sociaux et de classification du personnel.
- Interprète et applique des conventions collectives et des règlements de conditions de travail. Négociation locale, arbitrage et griefs.
- Interprète et applique des lois relatives aux relations de travail.
- Élabore et applique des politiques concernant le développement des ressources humaines et l’évaluation du personnel.
Ressources matérielles
Rôles et responsabilités de la direction des services des ressources matérielles :
- Administre et assure la gestion de l’ensemble des programmes ayant trait à l’équipement, à l’approvisionnement et aux technologies de l’information, ainsi que des ressources qui y sont affectées.
- Définit les orientations et les stratégies en lien avec les secteurs des ressources matérielles et en détermine le plan d’action annuel.
- Élabore, implante, développe et voit à l’application des règles et des procédures relativement à l’entretien préventif, à l’entretien physique, à l’entretien ménager et à la gestion de l’énergie.
- Gère l’ensemble des travaux requis pour la construction, l’amélioration, la transformation, l’accessibilité et la sécurité des immeubles.
- Élabore des règles et des procédures relatives aux achats, à l’approvisionnement et à la gestion des inventaires.
- Procède à l’élaboration et au suivi des ententes de partenariat avec les organismes et institutions du territoire du Centre de services scolaire de l’Énergie.
- Élabore les politiques ayant trait à l’aménagement et à l’utilisation des locaux et des équipements.
Secrétariat général
Rôles et responsabilités de la direction des Services du secrétariat général :
- Assume l’administration et la gestion de l’ensemble des programmes ayant trait au secrétariat général, en relation directe avec la vie organisationnelle du Centre de services scolaire de l’Énergie.
- Assure, à titre de secrétaire du conseil d’administration, le fonctionnement des séances de cette instance dont notamment les convocations, les procès-verbaux et le suivi des séances.
- Donne des consultations et des avis juridiques aux instances et aux gestionnaires des services et des établissements sur toutes matières légales relevant de la compétence du secrétariat général, notamment dans l’application de la Loi sur l’instruction publique.
- Assiste et conseille les instances et les gestionnaires des services et des établissements pour prévenir et régler les litiges au meilleur des intérêts du Centre de services scolaire de l’Énergie.
- Vérifie la légalité et la rigueur des décisions et des actes juridiques (projets de résolution, règlements, politiques, contrats et protocoles d’entente).
- Veille au suivi des dossiers litigieux confiés à des procureurs externes. Représente, à l’occasion, l’organisme devant les tribunaux administratifs tel que la Commission d’accès à l’information.
- Exécute tout travail d’études, d’analyses, d’expertises et de recherches juridiques sur les questions pertinentes aux activités du Centre de services scolaire de l’Énergie.
- Assure la préparation, la révision, l’enregistrement, la publication et la conservation des politiques, des règlements, des directives, des actes officiels du Centre de services scolaire de l’Énergie, leur certification et leur authentification.
- Agit à titre de responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.
- Assume les responsabilités de la gestion documentaire dans le respect de la Loi sur les archives, notamment quant à l’élaboration, la mise à jour et l’application du plan de classification et du calendrier de conservation des documents du Centre de services scolaire de l’Énergie. Développe les outils de gestion requis dans ce champ d’activité et soutient les établissements et les unités administratives dans l’application des lois afférentes à la gestion documentaire.
- Coordonne le processus électoral des membres du conseil d’administration et du comité de parents.
- Reçoit les demandes de révision d’une décision dans le cadre des articles 9 et suivants de la Loi sur l’instruction publique et assiste les parents dans leur démarche.
- Agit à titre de responsable des plaintes pour le Centre de services scolaire de l’Énergie.
- Assure l’application de la Loi sur le droit d’auteur dans les établissements et les unités administratives.
- Assure la gestion du portefeuille des assurances du Centre de services scolaire de l’Énergie.
- Organise les activités de reconnaissance et les gestes de témoignage lors d’événements spéciaux.
Technologies de l’information
Rôles et responsabilités de la direction des services des technologies de l’information :
- Administre et assure la gestion de l’ensemble des programmes ayant trait aux technologies de l’information, ainsi que des ressources qui y sont affectées.
- Élabore les orientations et les stratégies du Centre de services scolaire de l’Énergie en ce qui concerne les services des technologies de l’information dont il a la responsabilité et en détermine le plan d’action annuel.
- Responsable de l’ensemble des programmes et activités relatives au plan de développement et à l’exploitation des systèmes informatisés, au fonctionnement et à l’entretien du parc informatique, aux ententes de services, aux technologies de l’information, à la bureautique, à la réseautique et aux télécommunications.
- Responsable de l’élaboration, de l’implantation, du développement, de la révision, de l’entretien, de l’exploitation sécuritaire et du contrôle des systèmes informatisés, des outils de bureautique, de réseautique, des télécommunications et des technologies de l’information du centre de services scolaire.
- Assure une veille technologique appropriée aux besoins de l’organisation.
- Assure l’intégration des systèmes informatisés entre les établissements et les unités administratives.